6.4 METODOLOGÍA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La Administración por proyectos es un modelo de Organización Empresarial que implica:

1. La internalización de la Metodología de Administración de Proyectos en todos sus miembros

2. La aplicación de todos los procesos que componen dicha metodología en todas las Áreas de la Organización

6.3 ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

                                    

Los proyectos tienen que ver con el contenido del proceso de planeación (identificación de problemas y necesidades, formulación de objetivos y metas), con la participación de los sectores interesados en esta identificación y formulación, con la instrumentación (selección de medios, acciones y estrategias), con la organización y gestión del proceso (coordinación y distribución de funciones) y con la evaluación (verificación de logros alcanzados y recuperación de experiencias).

En un proyecto bien formulado debe especificarse con toda claridad:

¿Qué se quiere lograr?
¿Por qué y para qué se quiere?
¿Dónde se va a lograr?
¿Quién lo va a lograr?
¿Cómo o por qué medios se va a lograr?
¿Cuándo se logrará?
¿Cuál es el costo total o presupuesto requerido?
¿A qué fuentes de financiamiento se recurrirá?
¿Qué criterios e indicadores se utilizarán para verificar o valorar el nivel de éxito en los resultados que se alcancen?

Para la adecuada gestión de un proyecto, conviene tomar en cuenta las diferentes fases que implica su formulación y desarrollo, distinguiéndose por lo menos las siguientes:

1a. Diseño o formulación.
2a. Negociación de su autorización y financiamiento.
3a. Instrumentación, supervisión y evaluación.
4a. Terminación y elaboración del informe final.
5a. Recuperación de experiencias de un proyecto anteriormente terminado.

6.2 FUNDAMENTOS

Ciclo de vida de un proyecto.
Los proyectos son finitos: tienen un comienzo y final bien definidos, y en ocasiones parecen tener vida propia. En consecuencia, es lícito pensar que un proyecto tiene un ciclo de vida natural que consta de cuatro fases: concepción, formación, operación y terminación.
 
CONCEPCIÓN: Durante la fase de concepción se estudia la idea de realizar un proyecto. Si es beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta de proyecto, y luego se toma la decisión de “realizarlo” o “no realizarlo”.
 
En la propuesta deben incluirse los beneficios esperados, los estimados de los recursos requeridos (personas, capital, equipo, etc.) y la duración del proyecto. Cuando se aprueba la propuesta, el proyecto pasa a la fase formativa.

FORMACIÓN: Durante la fase formativa del proyecto se definen con claridad los objetivos, se selecciona el tipo de organización y se asigna al administrador del proyecto. Luego, se transforma la propuesta en un plan de proyecto maestro y se elaboran en detalle programas, requerimientos de recursos y presupuestos.

 
OPERACIÓN: En la fase operativa ya debe estar conformado el equipo de proyecto. En este momento comienza el trabajo en el proyecto.

 
TERMINACIÓN: En la fase de terminación ya se debe haber completado el trabajo en el proyecto (o suspendido prematuramente). Durante esta fase se analizan los éxitos y fracasos del proyecto (incluida su estructura organizativa), se prepara un informe detallado para los equipos de proyectos futuros y se les asignan nuevas tareas a los miembros del equipo.
 

UNIDAD 6. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

6.1 SITUACIÓN ACTUAL DEL ENTORNO

El análisis externo, también denominado del entorno se encargará de encontrar y clasificar los factores y buscar influencias de estos factores de fuera de la empresa.

En el análisis externo o del entorno de la empresa se plantea también el problema de cómo  estructurar  de  forma  adecuada  la  información,  en  este caso  de  los  factores externos. Dentro  de la parte externa a la empresa, existe un conjunto  de variables que influye en sus decisiones y, por lo tanto, en sus objetivos.

5.3 ANÁLISIS DE COSTOS

Los costos pueden ser clasificados de acuerdo con el enfoque que se les dé.

1) De acuerdo con la función en la que se incurren:

a) Costos de producción. Los que se generan en el proceso de transformar la materia prima en productos terminados.

b) Costos de distribución o venta. Los que se incurren en el área que se encarga de llevar el producto, desde la empresa, hasta el último consumidor; par ejemplo: publicidad, comisiones, etcétera.

c) Costos de administración. Los que se originan en el área administrativa, como puede ser sueldos, teléfono, oficinas generales, etcétera. Esta clasificación tiene como finalidad agrupar los costos para funciones, lo cual facilita cualquier análisis que se pretenda realizar de ellas.

2) De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento o producto:

a) Costos directos. Los que se identifican plenamente con una actividad, departamento o producto. En este concepto se cuentan el sueldo correspondiente a la secretaria del director de ventas, que es un costo directo para el departamento de ventas; la materia prima es un costo directo para el producto, etcetera.

b) Costo indirecto. El que no podemos identificar con una actividad determinada. Por ejemplo, la depreciación de la maquinaria, o el sueldo del director de producción respecto al producto.

Algunos costos son duales; es decir, son directos e indirectos al mismo tiempo. El sueldo del gerente de producción es directo para los costos del área de producción, pero indirecto para el producto. Como vemos, todo depende de la actividad que se esté analizando.

3) De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados:

a)  Costos históricos. Los que se produjeron en determinado periodo.

b) Costos predeterminados. Los que se estiman con base estadística y se utilizan para elaborar presupuestos.

4) De acuerdo con su comportamiento:

a) Costos variables: Los que cambian o fluctúan en relación directa a una actividad o volumen dada. Dicha actividad puede ser referida a producción, o ventas: la materia prima cambia de acuerdo con la función de producción, y las comisiones de acuerdo con las ventas.

b) Costos fijos. Los que permanecen constantes dentro de un determinado tiempo, sin importar si cambia el volumen; por ejemplo:(los sueldos,  la depreciación en línea recta, alquiler del edificio).

5.2 CONTROL

5.2.1 CONCEPTO

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

5.2.2 PROCESO

Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas.

El control consiste en tres pasos:

1)  Medición del desempeño.

2) Comparación del desempeño con el estándar y comprobación de las diferencias que existen.

3) Corregir las desviaciones desfavorables aplicando las necesarias medidas correctivas.

¿Qué  es un estándar?

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

5.2.3 TÉCNICAS CUANTITATIVAS Y CUALITATIVAS

CUANTITATIVAS

Cuando los valores de los datos representan diferentes magnitudes, decimos que son datos cuantitativos.

CUALITATIVAS

Los datos cualitativos consisten en la descripción detallada de situaciones, eventos, personas, comportamientos observables, citas textuales de la gente sobre sus experiencias, actitudes, creencias y pensamientos.

UNIDAD 5. DINÁMICA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

5.1 Dirección
5.1.1 Concepto, importancia y principios

Ejecución de planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, comunicación y el ejercicio del liderazgo.

El éxito de cualquier empresa se deriva en gran parte de su acertada dirección.

5.1.2 Toma de decisiones

La Toma de Decisiones es un proceso por el cual se selecciona la mejor opción de entre muchas otras, este es un proceso que no solo se da en las empresas sino también en la vida cotidiana.

En términos generales, tomar una decisión implica:

1. Definir el propósito: qué es exactamente lo que se debe decidir.
2. Listar las opciones disponibles: cuales son las posibles alternativas.
3. Evaluar las opciones: cuales son los pro y contras de cada una.
4. Escoger entre las opciones disponibles: cual de las opciones es la mejor.
5. Convertir la opción seleccionada en acción.

5.1.3 FACTOR HUMANO

El concepto de factor humano se ha insertado y evolucionado en el contexto empresarial, centrándose en cuatro términos según han ido apareciendo, estos son: 

• El personal: Es aquel que aporta de la energía necesaria para realizar las tareas que conforman su puesto. Se entiende que las personas sirven a un puesto.

• Los recursos humanos: Es el conjunto de capital humano que está bajo el control de la empresa en una relación directa de empleo, en este caso personas, para resolver una necesidad o llevar a cabo cualquier actividad en una empresa.

• El capital humano: Conjunto de conocimientos, habilidades y aptitudes inherentes a los individuos que forman la organización.

• El talento humano: Es la aptitud intelectual de los hombres de una organización valorada por su capacidad natural o adquirida para su desempeño.

Motivación: 
"Ejecutar el trabajo con responsabilidad y agrado".


5.1.4 Relación del proceso administrativo y toma de decisiones.

Como se vio más arriba, el l proceso de la toma de decisiones se divide en cuatro fases:

1. Investigar la situación: para tomar decisiones es necesario, en primer lugar, identificar las causas que produjeron el problema, partiendo de preguntas tales como ¿qué pudo originar el problema?, para conocer así las fuentes del problema y definirlo en función de los objetivos organizacionales.
2. Desarrollar opciones: una vez analizado el problema se hace necesario buscar la solución, pero no dentro de una alternativa, sino preparar un conjunto de alternativas. 
3. Evaluar opción y seleccionar la mejor: la alternativa que se seleccione debe representar la mejor solución al problema.
4. Poner en práctica la decisión y hacer su seguimiento: esta fase es esencial pues le da valor y contenido a todas las demás. De nada vale tomar una decisión, si la decisión no se hace efectiva mediante la acción.

La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones administrativas que son: planeación, organización, dirección y control.